Organizacyjna checklista jak przygotować wyjazd na targi krok po kroku.
Zdefiniuj swoje cele:
Jasno określ swoje cele i zadania związane z udziałem w międzynarodowych targach. Określ, co masz nadzieję osiągnąć, na przykład pozyskiwanie potencjalnych klientów, poszerzanie sieci kontaktów lub prezentowanie nowych produktów. Zdefiniuj swój przekaz, branding i kluczowe produkty lub usługi, które chcesz wyróżnić.
Przeprowadź rekonesans imprez targowych:
Wyszukaj różne targi branżowe, aby zidentyfikować odpowiednie międzynarodowe targi w swojej branży. Weź pod uwagę takie czynniki jak lokalizacja, grupa docelowa, reputacja i wielkość wydarzenia. Skorzystaj z kalendarzy targowych, publikacji branżowych i stowarzyszeń, klastrów, przedstawicielstw organizatorów targów, aby znaleźć odpowiednie opcje.
Oceń potencjalne targi:
Oceń każde potencjalne targi na podstawie ich znaczenia dla Twojej firmy, oczekiwanej frekwencji, opinii wystawców z przeszłości i rynku docelowego, który przyciąga. Weź pod uwagę takie czynniki jak demografia uczestników, rynek, odległość, zasięg, koszty wystawców, konkurenci, wystawcy będący potencjalnymi klientami i ogólna reputacja wydarzenia.
Ustal budżet:
Określ swój budżet na udział w targach, biorąc pod uwagę wydatki takie jak zabudowa stoiska targowego lub wynajem stoiska, podróże, zakwaterowanie, materiały marketingowe i wydatki na personel. Myśl realistycznie, uwzględnij nieprzewidziane wydatki i odpowiednio przydziel fundusze.
Przegląd logistyki:
Po wybraniu targów należy przeanalizować związane z nimi kwestie logistyczne. Określ rozmiar stoiska i opcje lokalizacji, wymagania dotyczące wysyłki i obsługi oraz wszelkie niezbędne pozwolenia lub wizy na podróże międzynarodowe.
Zgłoś się na targi odpowiednio wcześnie:
Zapoznaj się z procesem i terminami składania wniosków na targi. Złóż wniosek z dużym wyprzedzeniem, aby skorzystać z wczesnych cen i zapewnić sobie najlepszą lokalizację stoiska. Wczesne stawki (ang. early bird; niem. Frühbucherangebot) dla wystawców są dostępne niejednokrotnie na rok, na 6 miesięcy przed targami, zależnie od znaczenia i wielkości imprezy. Stawki te mogą być nawet 10-20% niższe niż standardowe ceny, co pozwala na spore oszczędności.
Jeśli interesują Cię targi w Niemczech: Hamburg, Stuttgart, Karlsruhe, skontaktuj się z naszym przedstawicielstwem.
Potwierdź szczegóły stoiska:
Po zaakceptowaniu zgłoszenia potwierdź szczegóły stoiska, takie jak rozmiar, lokalizacja i wszelkie dodatkowe udogodnienia zapewniane przez organizatorów targów. Zanotuj wszelkie szczególne wymagania lub ograniczenia dotyczące konfiguracji stoiska.
Stwórz harmonogram targów:
Opracuj w miarę szczegółową oś czasu przedstawiającą wszystkie zadania i terminy prowadzące do targów. Uwzględnij takie zadania jak projektowanie stoiska, tworzenie materiałów marketingowych, szkolenie personelu i logistyka wysyłki.
Opracowanie planu marketingowego:
Stwórz kompleksowy plan marketingowy, aby promować swój udział w targach. Wykorzystaj różne kanały, takie jak media społecznościowe, marketing e-mailowy, aktualizacje na stronie internetowej i informacje prasowe w prasie i na platformach branżowych. W ten sposób dotrzesz do nowych klientów już przed targami i przyciągniesz odwiedzających do swojego stoiska. Upewnij się, że przekaz jest spójny z brandingiem i kluczowe produkty lub usługi, są wyróżnione i wyeksponowane w odpowiedni sposób.
Stwórz strategię generowania leadów:
Określ, w jaki sposób będziesz pozyskiwać i kwalifikować potencjalnych klientów podczas targów. Zaplanuj interaktywne działania, prezentacje produktów lub konkursy, które zachęcą uczestników do odwiedzenia stoiska i podania swoich danych kontaktowych.
Deleguj zadania członkom zespołu:
Jeśli masz możliwość i współpracujesz z wieloma osobami przy organizacji targów, deleguj konkretne zadania poszczególnym członkom zespołu. W ten sposób zapewnisz efektywne planowanie i realizację. Przydziel obowiązki związane z konfiguracją stoiska, zapewnieniem personelu, tłumaczy, hostess, ekipy technicznej, pozyskiwaniem potencjalnych klientów, materiałami marketingowymi, działaniami w social mediach, organizacją podróży i działaniami po zakończeniu targów.
Zaprojektuj przyciągające wzrok stoisko:
Pracuj nad stworzeniem atrakcyjnego i angażującego projektu stoiska, który odzwierciedla Twoją markę i skutecznie prezentuje Twoje produkty lub usługi. Rozważ włączenie interaktywnych elementów, jak prezentacja na telebimie i innych technologii oraz oznakowania, aby przyciągnąć uwagę.
Nie każda firma musi mieć unikatową, tworzoną na zamówienie zabudowę targową. Możesz skorzystać ze standardowych pakietów zabudowy targowej, najczęściej oferowanych przez organizatora targów.
Pamiętaj, że posiadając własną zabudowę, musisz przekazać projekt i jej szczegóły do organizatora targów w wyznaczonym terminie. Stoisko musi spełniać wymogi techniczne i pożarowe, żeby zostało zaakceptowane.
Zorganizuj niezbędne media i usługi:
Skontaktuj się z organizatorami targów, aby zorganizować niezbędne media, takie jak elektryczność, oświetlenie, dostęp do Internetu i wszelkie dodatkowe usługi, których możesz potrzebować. Na targach w Hamburgu, Stuttgarcie i Karlsruhe możesz zamówić niezbędne usługi w internetowym systemie obsługi wystawcy. Link do logowania dostaniesz podczas lub po zgłoszeniu się na targi.
Upewnij się, że wszystkie aspekty techniczne są w porządku na długo przed wydarzeniem. Stawki za domówienie niektórych usług rosną tuż przed targami i warto je zamówić zawczasu.
Na stoisku warto posiadać internet (zamówiony na targach lub np. z karty pre-paid). Wielu wystawców korzysta z usług hostów/hostess do witania gości oraz tłumaczy.
Należy pamiętać o tym, aby zamówić prąd (niektórym wystawcom może także przydać się woda). Praktyczna może być też zamykana szafka oraz mała lodówka i oczywiście poczęstunek, oraz napoje dla gości targowych. Do tego standardowe, biurowe materiały jak długopisy, teczki firmowe.
Zamów materiały promocyjne:
Wydrukuj i zamów wszystkie niezbędne materiały promocyjne, takie jak ulotki, broszury, foldery, wizytówki, banery, rollupy, oznakowanie, prezentacje w formie cyfrowej, torby na materiały i upominki. Upewnij się, że są one zgodne z projektem stoiska i skutecznie przekazują kluczowe wiadomości. Rozważ przetłumaczenie ważnych materiałów na języki używane w miejscu targów i klientów, do których chcesz dotrzeć. Podstawą są materiały po niemiecku i angielsku.
Przeszkol personel stoiska:
Zapewnij kompleksowe szkolenie członkom personelu, którzy będą obsługiwać stoisko. Przeszkol ich w zakresie wiedzy o produktach, technik sprzedaży, skutecznej komunikacji i strategii pozyskiwania potencjalnych klientów. Przeprowadzaj odgrywanie ról i pozorowane scenariusze, aby przygotować ich na różne sytuacje. Przydziel im role i obowiązki, żeby każdy wiedział, co ma robić i za co jest odpowiedzialny/a.
Zorganizuj podróż i zakwaterowanie:
Sfinalizuj organizację podróży dla swojego zespołu, w tym loty, zakwaterowanie i transport do i z miejsca targów. Upewnij się, że wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak paszporty i wizy, są w porządku. Nie zapomnij o ubezpieczeniu członków zespołu, eksponatów, pojazdów. Sprawdź, czy nie są potrzebne dodatkowe pozwolenia na przewóz eksponatów i produktów, które będzie prezentować.
Przygotuj i zrewiduj logistykę:
Zadbaj o szczegóły logistyczne, takie jak właściwy adres i wysyłka oraz odbiór materiałów na stoisko, harmonogramy zabudowy i demontażu stoiska oraz wszelką niezbędną dokumentację celną na międzynarodowe targi. Upewnij się, że masz listę kontrolną wszystkich wymaganych elementów, produktów, materiałów, które należy zabrać na targi.
Zaplanuj działania następcze po targach:
Opracuj działania po targach w odniesieniu do potencjalnych klientów i kontaktów nawiązanych podczas targów. Przygotuj się na rozmowy po targach, wprowadź kontakty do systemu CRM, spersonalizuj wiadomości i kontynuuj rozmów, aby podtrzymywać nawiązane relacje.
Mierz i oceniaj:
Ustal wskaźniki pozwalające zmierzyć sukces udziału w targach. Śledź wskaźniki, takie jak liczba osób, która odwiedziła stoisko, wygenerowane leady, zamknięta sprzedaż, ekspozycja marki, wzmianki w mediach społecznościowych, informacjach prasowych. Oceń swoje wyniki, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy w przyszłych działaniach targowych.